Stress am Empfang? Diese 7 Tipps helfen
Vor Ihnen steht eine Schlange von Besuchern, ein Kurierfahrer drängelt schon, das Telefon klingelt, Ihr Chef wartet bereits seit einer Stunde auf eine Auswertung und nun kommt auch noch die Anfrage einer Kollegin. Sie fühlen sich überfordert: So ein Stress! Was mach‘ ich zuerst?
1. Durchatmen und Druck rausnehmen
Das Wichtigste: Seien Sie geduldig und wohlwollend mit sich selbst. Machen Sie sich bewusst: Sie leisten gerade Großartiges. Sie müssen nicht perfekt sein. Bedenken Sie: Druck entsteht erst, wenn Sie Widerstand gegenüber der momentanen Situation aufbauen. Gehen Sie innerlich einen Schritt zurück. Betrachten Sie es mit Gelassenheit und akzeptieren Sie, wie es gerade ist. Damit bleiben Sie freundlich, souverän und geduldig zu Besuchern und Kollegen. Vielleicht nehmen Sie es sogar mit Humor und einem Lachen! Atmen Sie durch – und erledigen Sie einen Schritt nach dem anderen.
2. Lärm reduzieren
Lärm bereitet uns immensen Stress. Oft haben wir uns schon daran gewöhnt und nehmen ihn kaum noch bewusst wahr – obwohl er uns stark beeinträchtigt. Suchen Sie daher nach Geräuschquellen am Empfang und beseitigen Sie diese: Türen und Fenster gegebenenfalls schließen; das Telefon leiser stellen; Drucker und Kopiergeräte – wenn möglich – in einem anderen Raum platzieren; lautstarke Kollegen um mehr Ruhe bitten; eine lebendig diskutierende Besuchergruppe in ein separates Wartezimmer führen. Was ist bei Ihnen denkbar? Denn all dies vermindert Ihren Stress und Sie arbeiten entspannter sowie konzentrierter.
3. Innere Klarheit durch äußere Ordnung
Ordnung im Außen schafft Ruhe und Klarheit im Inneren. Das gilt auch für Ihren Arbeitsplatz. Gerade in belastenden Situationen ist es wichtig, dass Sie den Überblick behalten. Legen Sie daher momentan nicht benötigte Unterlagen aus Ihrem Sichtfeld und minimieren Sie so äußere Reize. Wenn Stress herrscht und Sie sich überfordert fühlen, gibt Ihnen die Ordnung am Tisch wieder Kontrolle über das Geschehen. Und Sie konzentrieren sich dadurch auf das, was gerade jetzt nötig ist. So werden Sie schneller und effektiver.
4. Die Führung behalten
Der Empfang ist Ihr Revier und Sie sind hier der Boss. Trauen Sie Ihrem Erfahrungsschatz und lassen Sie sich die Führung über Ihren Bereich nicht nehmen. Entscheiden Sie selbstständig, welche Aufgaben gerade warten können und legen Sie diese erstmal beiseite. Gehen Sie nicht in die Opferrolle. Konzentrieren Sie sich auf den gerade wichtigsten Job und erledigen Sie ihn präzise und zügig. Dabei haben Besucher immer die höchste Priorität. Signalisieren Sie Wartenden, dass Sie gleich für sie da sind. Das nimmt den unmittelbaren Druck heraus und sorgt für mehr Gelassenheit auf beiden Seiten.
5. Nicht an Problemen festhalten
Halten Sie sich bei Stress nicht mit Dingen auf, die nicht funktioniert haben. Wenn beispielsweise der Drucker streikt, die Internet-Verbindung lahmt oder ein Besucher unfreundlich war. Kreisen Ihre Gedanken dauernd darum, raubt Ihnen das nur unnötig Energie und hilft Ihnen momentan nicht weiter. Lassen Sie das Problem sofort los und konzentrieren Sie sich auf eine andere Lösung. Dies verschafft Ihnen mehr Klarheit und Sie werden dadurch wesentlich schneller. Über den störenden Vorfall können Sie später reflektieren, wenn mehr Zeit ist.
6. Druck nicht weitergeben
Geben Sie Druck niemals an Kollegen oder Besucher weiter. Im Berufsalltag passiert uns dies oft automatisch, etwa durch eine barsche Bemerkung. Wandeln Sie stattdessen den Druck positiv um - zum Beispiel in Schnelligkeit, Entscheidungskraft oder Detailgenauigkeit. Und mehr noch: Beschweren oder jammern Sie nicht über die Situation, sondern nehmen Sie das Heft in die Hand. Finden Sie heraus: Was hilft speziell Ihnen, um in Stress-Situationen locker zu bleiben? Vielleicht ein Stück Schokolade, ein entspannender Blick ins Grüne oder ein kurzer Gang in die Teeküche? Und schon gewinnen Sie an Gelassenheit und wirken professioneller.
7. Abläufe vereinfachen
Was müsste geändert werden, damit es nicht zu häufigen Stress-Situationen kommt? Wie könnten Sie Belastungsspitzen im Vorfeld effektiv abmildern? Mit übersichtlicheren Workflows können Sie schon viel erreichen: Zum Beispiel durch bereits vorbereitete Besucherunterlagen, eine gezieltere Planung von Kundenterminen, Unterstützung durch eine Kollegin in Stoßzeiten, einen zusätzlichen Wartebereich, ein effektiveres Ablagesystem oder auch eine automatische Telefonansage für wiederkehrende Fragen. Seien Sie hier kreativ und probieren Sie Neues aus.
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